國內部分
在意大利成立辦事處, 因為沒有大額的外匯付出, 審批程序比較簡單。當公司經過市場考察和調研, 明確了成立辦事處或代表處的作用后, 可準備可行性分析報告、辦事處章程等國家外經貿部要求提供的文件, 呈遞當地外經貿委（廳）， 上報國家外經貿部審批。通常審批的時間為60天左右。
逞遞文件中必須注明辦事處在意大利的注冊地、員工數量等內容, 這些內容都是辦事處在意大利辦理相關手續的必要依據。
在等待外經貿部批文的同時, 可以準備在意大利注冊需要的相關法律文件, 通常需要提供的文件如下:
1）公司營業執照（需要經過年審）
2）公司成立意大利代表處或辦事處的決定
3）公司法人代表對外派人員的授權書（需明確外派人員的權限）
在獲得外經貿部的批文后, 需要將批文連同上述3份文件拿到當地公證機構做出有效公證。公證后的文件(一式兩份)需要由意大利駐華使館承認的意大利文翻譯事務所翻譯成意大利文, 經由當地外辦遞交到意大利駐華使館認證, 通常需要2周左右。
辦事處費用的匯出可持外經貿部批文和辦事處費用明細到當地銀行(國有商業銀行)申請, 銀行可憑上述文件匯出外匯，具體事項可到當地銀行咨詢。
上述文件準備妥當后, 外派人員可帶所有有效法律文件出國。辦事處尚未成立時, 只能申請短期(3個月)商務簽證。
國外部分
外派人員到達意大利后, 需要憑簽證、經當地警察局鑒定蓋章后的住宿證明、4張2吋免冠照、一張印花票（可在任何煙草店買到）到警察局（QUESTTURA）移民辦公室辦理短期居留，通常需要40天左右。
憑警察局提供的回執、本人護照以及從中國攜帶的有效法律文件，外派人員到當地稅務局申請個人稅號。憑此稅號，外派人員可以用公司名義在意大利銀行開立外國賬戶。
在尋找辦公場所開展業務的同時，外派人員需要在當地勞動局申請長期工作的證明。收到此證明后，到警察局蓋章，憑蓋章后的文件，連同護照，回國到意大利駐華使館申請長期工作簽證。
設立辦事處需要在當地商會注冊（CCIAA）注冊，以便開展各項業務，然后，由獲得長期簽證的公司代表到稅務局申請增值稅號碼。注冊增值稅號后，業務要受到商會和稅務局監控，必須按時提交財務報表并繳納增值稅，所以，最好聘請專業的會計進行帳務處理。
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